3 tipy z praxe na efektivní onboarding online

Loni se Revolgy stalo remote-first firmou. To znamená, že pracujeme hlavně na dálku. Tento přístup přirozeně přináší velké změny také v náboru nových zaměstnanců a následném onboardingu. Pojďte se podívat na to, jak u nás online onboarding zvládáme a inspirujte se pro váš vlastní “online nábor”.

Jak v Revolgy probíhá virtuální onboarding?

Onboarding dělíme na 2 části:

  • onboarding do firmy
  • onboarding do týmu.

Onboarding do firmy je pro všechny nové kolegy stejný. Jedná se o seznámení s organizačním chodem firmy, zákonné povinnosti, a v neposlední řadě o seznámení se s jednotlivými týmy v Revolgy. Cílem je, aby každý nový kolega rozuměl tomu, s jakými týmy se v Revolgy setká, a za co jsou zodpovědné. V online onboardingu není jednoduché docílit toho, aby se nováček cítil součástí týmu hned v prvních dnech. Osobnímu setkání s kolegy se nic nevyrovná, přesto se je snažíme alespoň z části nahradit online meetingy, během kterých se nováček setká s teamleadery z každého týmu. Dáváme si pozor na to, aby při callech měli všichni zapnuté kamery. Chceme si přeci vidět do tváře. V HR týmu se také snažíme být s lidmi co nejvíce v kontaktu. Někdy stačí i krátká zpráva “Jak se ti daří? Běží všechno běží podle tvých představ?“ a nováček se hned cítí více zapojen.

Nováčka také vždy celé firmě představíme na našem celofiremním pátečním online setkání, kterému říkáme “TGIF” (Thank god it's Friday) a dáme mu prostor ke kolegům promluvit, říci něco o sobě a o své pozici ve firmě.

Onboarding do týmu se liší podle toho, do jakého týmu nováček nastupuje. V této části procesu jdeme do hloubky v dovednostech a znalostech, které bude nováček ke své každodenní práci potřebovat.

Právě pro dobrou orientaci v nástupu do firmy i do týmu máme pro každého plán, který ho prvními 3 měsíci ve firmě provází.

TIP 1: Vytvořte si Onboarding Plán!

Když dokončíme výběrové řízení s nováčkem, přichází na řadu sestavení “Onboarding plánu”. Každý takový plán je tvořen individuálně.

Onboarding plán si každý nováček vyplňuje sám. Když jednotlivou část onboardingu splní, poznačí si ji. Na konec zkušební doby je naplánován 1:1 online meeting s manažerem, kde si společně onboarding plán projdou, podívají se na to, jak byli první tři měsíce úspěšné a na kolik procent byl onboardingový plán naplněn. Spodní hranice plnění plánu pro pokračování ve spolupráci i po zkušební době je v Revolgy stanovena na 85 %.

Náš onboarding plán se skládá z pěti částí:

1. Lidé, které musíte znát

Nováčkovi je předán seznam lidí, se kterými by se měl po nástupu setkat. Jedná se mimo jiné o členy jeho týmu.

V praxi to znamená, že v den nástupu nováčka, je v jeho kalendáři naplánováno hned několik online událostí. Úplně nejdřív se nováček setká s naší Helenkou (Back office manager), která s ním podepíše poslední dokumenty, předá mu přístupy do firemních platforem a v některých případech klíče od našeho pražské kanceláře.

Další setkání probíhá s Terezkou (People Success Manager). Ta nováčkovi představí mimo jiné naší vizi, misi, strategii a základní pravidla fungování ve firmě.

Na první den má také nováček naplánovaný call se svým nadřízeným.

Během následujícího týdne se setká s našim CEO (Mirek Vlasák) a pak taky s manažery jednotlivých týmů.

2. Důležité procesy

Každý nově příchozí, by měl znát procesy, které v Revolgy fungují. Ať už se jedná o Back Office Procesy jako je třeba BOZP, ISMS až po konkrétní procesy, které se týkají jeho role a jeho týmu.

3. Nezbytné produkty a služby

Určitě je důležité, aby byl nováček seznámen, s produkty, které Revolgy nabízí. Minimálně by měl mít základní znalost Google Workspace, AWS, GCP, znát naše MSP produkty a podobně.

4. Sdílené platformy, se kterými pracujeme

Ve čtvrté části, by se měl každý seznámit s nástroji se kterými pracujeme. Jsou to například Notion, Toggl, Appsheet, Google Drive a další.

5. “Shadow Calls” neboli “stínění”

V poslední části onboarding plánu, musí každý nováček projít metodou stínění tzv. Shadowing Calls/Meetings. Jednoduše řečeno, nováček pracuje po boku svého “buddyho” (více v dalším odstavci), nebo teamleadera, připojuje se s ním společně na pracovní hovory a v pozadí potichu sleduje, jak vše probíhá.

TIP 2: Jak je důležité míti kámoše!

Velice se nám osvědčil tzv. “Buddy (kamarádský) systém”. Každý nováček má přiděleného svého “buddyho”. Jedná se o kolegu z jeho týmu, který je mu nápomocen během prvních měsíců.

TIP 3: Feedback, Feedback, Feedback!

Ve firmě, která funguje remote, je víc než důležité od lidí pravidelně sbírat zpětnou vazbu, zjišťovat, jak jsou spokojení a zaznamenávat případné připomínky.

I náš onboarding proces je ukončen “onboarding feedbackem”, který posíláme celkem dvakrát. První po 14 dnech ve firmě, kdy končí onboarding, a kde se soustředíme na feedback ohledně náboru, začátku fungování v Revolgy a první dny. Druhý feedback pak zjišťujeme před koncem zkušební doby. Tam se soustředíme nejen na zpětnou vazbu ohledně onboardingu a fungování v týmu, ale také na to, na čem člověk aktuálně pracuje, a zda práce i zodpovědnosti odpovídají jeho očekávání.

Nově jsme implementovali kvartální schůzky se všemi nováčky za dané období, kde si sdílíme zkušenosti a dojmy. Nejen, že nám to dá cenné podněty a zpětnou vazbu na to, jak jako firma podporujeme začátky našich zaměstnanců, ale zároveň tak nováčky ve firmě mezi sebou lépe propojíme. A to je nejen v “remote” kultuře jedna z nejdůležitějších hodnot - zůstat ve spojení.