Vedení České spořitelny hledalo komplexní, integrované řešení každodenních problémů svých kolegů, které je zdržovaly od práce a snižovaly produktivitu i efektivitu. Využívání vlastních zařízení pro práci doma ztěžovalo přenos dat na přístroje v kanceláři. Zaměstnanci spontánně zakládali facebookové skupiny, kde sdíleli své zkušenosti. Vždy ale jen s omezeným počtem lidí. Část pracovních dat byla pro snadnější sdílení ukládána na úložiště typu Dropbox, kde nad nimi společnost ztrácela kontrolu. Zaměstnanci trávili každý týden zbytečný čas promazáváním svých e-mailových schránek s omezenou kapacitou, aby byli schopni přijmout další poštu.
Hlavním motivem pro rozhodnutí České spořitelny přejít na Google Workspace (dříve G Suite) byla změna stávající podoby vzájemné každodenní komunikace mezi zaměstnanci. Hlavním cílem bylo rozproudění komunikaci mezi lidmi, týmy, odděleními a pobočkami.
“Uvědomili jsme si, že skutečná hodnota není ve věcech, které lidé znají, ale v tom, že své znalosti sdílí. A tento trend v budoucnosti jenom poroste.”
Petr Beneš - CIO, Česká spořitelna
Zredukovali jsme množství e-mailů uvnitř organizace. Podstatná část komunikace byla přenesena na jiná média - hangouty nebo komunity.
Ukázali jsme cestu přirozenému šíření informací. Komunity jsou zakládány “zdola” samotnými zaměstnanci a organizovány na základě zájmů a témat, nikoli podle organizační struktury (na základě vztahu nadřízený - podřízený).
Usnadnili jsme spojení mezi kolegy. Společnost sídlí na pěti místech v Praze, přesto se lze s kýmkoli spojit “na dvě kliknutí”.
Motivovali jsme zaměstnance. Díky vznikajícím komunitám a sdílení informací lze rychle vyřešit akutní problémy. Zaměstnanci jsou v rámci komunit proaktivní, sami přichází se svými návrhy a zpracovávají expertýzy, které by jinak pro společnost znamenaly další náklady.
Poskytli jsme platformu pro interní crowdsourcing. Své postřehy a řešení mohou navrhovat sami zaměstnanci, pro což dříve neexistovala dostačující infrastruktura.
Usnadnili jsme komunikaci. Spojení s vlastním týmem i s kolegy napříč bankou je efektivní, jednoduché a výrazně rychlejší.
Ušetřili jsme náklady. Nejen na pořizovacích nákladech, ale i za cestování mezi různými místy atp.
Řešením současné situace by měl být integrovaný nástroj s možností chatování nebo videohovorů, který umožní pracovat kdykoli a odkudkoli.
“Přechod na Google Workspace mi umožnil zcela jiné plánování soukromého života. Dříve jsme museli zůstávat déle v práci, protože jsme dodělávali věci, ke kterým jsme neměli odjinud přístup. Teď můžeme řadu záležitostí - emaily nebo připomínkování dokumentů - řešit po cestě na tabletu a mobilu.”
Michal Vrbovský - zaměstnanec, Česká spořitelna
“Role kolegů z Revolgy byla během přechodu na Google Workspace velmi důležitá. Tím, že s námi spolupracují již delší dobu, znají velmi dobře prostředí Spořitelny a dovedou zaměstnance nadchnout. Umožní jim uvědomit si, kde leží potenciál Google Workspace a jak by jim mohly jejich práci usnadnit.”
Jana Adamíková - Project Manager, Česká spořitelna
Přechod na Google Workspace (dříve G Suite) je pro většinu společností unikátní a přelomový projekt. Odpadá nutnost analýz, vývoje systému a jeho testů - podoba řešení je jasná od samého začátku. Lze říci, že hlavní úloha v přechodu na Google Workspace připadá na Change Management - školení a vzdělávání zaměstnanců spolu s vysvětlením, jak nové nástroje používat. Efektivněji, rychleji a pohodlněji.
“Vytipovali jsme lidi, kteří měli k práci s podobnými aplikacemi nejblíže, ať už technickými znalostmi nebo třeba věkově. Tito zaměstnanci prošli školeními Netmailu a stali se z nich Google Guides. Co se využívání Google Workspace týče, dnes jsou z nich doslova fanatici. Od Revolgy dostali spoustu informací a obrovskou podporu a v současnosti ve firmě sami fungují jako support, který dokáže vyřešit většinu problémů.”
Kristýna Vávrová - zaměstnankyně, Česká spořitelna
Petr Beneš (CIO České Spořitelny) na konferenci Atmosphere London 2014 představuje hlavní výhody přechodu na Google Apps. Podívejte se:
<iframe width="640" height="360"
src="https://www.youtube.com/embed/BpuxEUGqwbA">
</iframe>
Jako instituce bankovního sektoru, pro kterou je rychlost a bezprostřední reakce na krizovou situaci zásadní, využívá Česká spořitelna výhod aplikace Hangout, díky které všichni okamžitě vědí, co se děje. Využívání Google Sites zase snížilo množství emailů, což zpřehlednilo procesy Project Managementu, zjednodušilo vzájemnou komunikaci a usnadnilo kooperaci týmu.
“Vážím si profesionality kolegů z Revolgy a jejich otevřeného přístupu ke všem problémům, které se kolem implementace vyskytly. Oceňuji, že jsme se díky tomuto přístupu dokázali se všemi problémy vypořádat.”
Petr Beneš - CIO, Česká spořitelna