Nordic Telecom: Díky G Suite jsme spojili nespojitelné

Délka projektu: 3 měsíce

Počet uživatelů: 400

Odvětví/segment: Telekomunikace, ISP

Použité technologie: G Suite

Typ služby: G Suite Implementation, Adoption, Change management

Lokace: Praha a regiony po celé ČR

O společnosti

Nordic Telecom je telekomunikační operátor s vlastními sítěmi v pásmech 3,7 GHz a 420 MHz a napříč skupinou obsluhuje více než sto tisíc zákazníků. V pásmu 3,7 GHz staví a jako první spustil moderní 5G síť, která nabízí kvalitní pevné vysokorychlostní internetové připojení vzduchem. Společnost je součástí investiční skupiny Nordic Investors.

Co bylo potřeba vyřešit

Naučit efektivně a odkudkoliv komunikovat a spolupracovat 350 zaměstnanců 20 různých společností. To vše bez nutnosti každého zvlášť učit se s novým systémem, aby nedošlo k zastavení činnosti firmy.

1. Složitá online komunikace mezi firmami

Po sloučení několika firem (Nordic Telecom, Nordic Telecom Regional a několika lokálních ISP) vznikl problém v online komunikaci. Firmy si potřebovaly vyměňovat zásadní informace jinak, než jen skrze emaily. Každá však používala jiné nástroje (Office 365, Zoom, Skype, NextCloud), které nebylo možné jednoduše propojit. Vznikl tak zmatek, složité připojování k videohovorům a otravná nutnost neustále něco instalovat a zakládat účty na Skypu či Zoomu. Neexistovala žádná platforma pro spolupráci na souborech, sdílené kalendáře, ani pro organizování meetingů.

Zároveň bylo potřeba komunikovat také s externími stranami. Ty zase používaly nástroje a systémy vlastní volby, nad kterými nelze mít kontrolu.

2. Nešikovné přeposílání souborů

Sdílení souborů napříč skupinou firem bylo extrémně náročné. Firma zkoušela SharePoint, NextCloud a Dropbox, ale většinou to skončilo tak, že si lidé posílali objemné soubory mailem. Nebylo možné jednoduše zjistit, kdo měl k čemu přístup, ani přístupy udělovat či odebírat bez pomoci IT oddělení.

3. Přístup z různých zařízení

Spousta lidí pracuje v terénu, bylo proto nutné, aby nástroje fungovaly také na mobilech a tabletech.

4. Počáteční nedůvěra IT oddělení, které má své zajeté systémy a zvyklosti

Ti největší oponenti digitální změny bývají paradoxně lidé z IT oddělení. V případě Nordic Telecomu tomu nebylo jinak - mají zde totiž specialisty na Microsoft technologie, kteří se jimi zabývají už 20 let, a najednou jsme jim zaběhnutý systém chtěli změnit.

5. Nevole ke změně

Zaměstnanci se běžně nechtějí učit s novými nástroji. Bylo proto nutné přesvědčit nejen management, ale zejména techniky, kteří ve vzdálených lokalitách každý den vyjíždějí k zákazníkům přímo z domova.

6. Microsoft nebo Google? Koho si vybrat?

Jedna z firem původně využívala řešení Office 365. Rozhodnutí, zda přejít od jednoho giganta ke druhému, není nikdy jednoduché. Pomohli jsme proto Nordicu vybrat řešení na míru.

Finální řešení

Nasazení G Suite a správný “change management”.

1. Standardizace a propojení všech komunikačních nástrojů napříč firmami

Nordic Telecom se rozhodl s pomocí Revolgy přejít na G Suite. Pomohli jsme jim s technickou migrací, aby mohli bezpečně a bez problémů využívat veškeré služby, které nutně potřebovali sjednotit (email, kalendář, videokonference, chat, drive, sdílené dokumenty apod.).

2. Sdílení souborů a přidělování práv bez pomoci “ajťáků”

Veškeré soubory teď také mají na jednom místě v cloudovém úložišti, a proto není problém je sdílet a odkudkoliv se k nim dostat. IT oddělení ubyly požadavky typu přidávání přístupů na sdílené disky. Přidělování práv už nechávají na uživatelích, mezi kterými jsou odpovědní správci, což nutně nemusí být “ajťáci”. Jediné, co IT řeší, je zda disky mohou být sdílené i na externí uživatele.

“Před přechodem na G Suite bylo všechno problém. Kalendáře ani online konference nám příliš nefungovaly. S G Suite měli najednou všichni stejný standard. Žádný mix Officů, Zoomu apod. Všichni teď mohou pracovat bez problému i z domova. Nedovedu si představit, jak by firma fungovala, kdyby G Suite neměla. Přechod proběhl doslova za pět minut dvanáct. Bez něj bychom dnes řešili nákup desítek Zoom účtů. Bylo by to drahé, řešilo by to jen část problému a v době koronavirové pandemie by to bylo extrémně náročné.”

Jaromír Kaláb, CIO

3. Schůzka na klik odkudkoliv

Na Meet se každý připojí z prohlížeče (z mobilu, počítače či tabletu), nikdo si nemusí instalovat žádné aplikace a nemá problém s připojením. Z řešení těží i obchodní partneři Nordic Telecomu, kterým lze nyní jednoduše poslat link na schůzku.

4. Klidný šéf IT a méně vytížený tým

Změna se příjemně dotkla i šéfa IT. “Nikdo z managementu IT nepranýřuje, že něco nefunguje. Nikdo nevolá, že neumí vytvořit tabulku, dokument apod. Najednou všechno funguje mnohem lépe, což je skvělé. Neřešíme ani zásadní technické překážky. Všichni si mohou vše spustit na svých počítačích, dokonce nemusí mít ani ten firemní. Jako šéf IT jsem ani po propuknutí “koronakrize” nepociťoval žádný tlak na to, že bych měl něco nutně zařídit.”

Jaromír Kaláb, CIO

5. Přesvědčení chronických odpůrců ke změně (tzv. change management)

Nevole lidí vůči Gmailu byla hodně velká, což překvapilo i samotného šéfa IT. Revolgy doručilo Nordic Telecomu kompletní “change management”, tedy strukturovanou pomoc při přesvědčování zaměstnanců, že změna bude k lepšímu.

“Lidská cesta ke změně je velmi náročná, někteří zaměstnanci se jí vůbec nechtějí účastnit. Paradoxně ani IT oddělení nepatřilo k těm, kteří G Suite vítají, i když hojně využívají Google služby ve svém soukromém životě. Nakonec se nám ale povedlo vše vysvětlit a myslím si, že sázka na Revolgy a jejich change management se vyplatila. Důležité pro nás bylo i to, že Revolgy nejen umí dodat službu/produkt, ale také nadchnout celou firmu pro dané řešení.”

Jaromír Kaláb, CIO

Celá migrace na G Suite byla dokončena dva měsíce před příchodem Covid-19. I lidé, kteří nebyli příliš technicky zdatní přijali změny pozitivně. Byli proškoleni a dokázali díky tomu fungovat i v době největší krize.

6. Rozhodnutí mezi giganty: Proč G Suite a ne Office 365?

Pro Nordic Telecom nebylo výhodné mísit více různých open source řešení, a licence Office 365 při stovkách zaměstnanců vycházely velmi draze.

“V té době bych se setkal s větším nadšením, kdybych zvolil Office 365, protože lidé mají obecně se změnou potíž. Zvítězil ale G Suite.”

Jaromír Kaláb, CIO

Nakonec rozhodlo to, že v Nordic Telecomu potřebovali partnera, který bude řešení technicky a lidsky “implementovat” a nejen přeprodávat produkty třetí strany. Velký význam měla také úspora nákladů.

“G Suite byl pro nás výhodnější. Office licence by nás stály mnohonásobně víc. Co se týče technického nastavení, lidé z Revolgy tu pro nás vždy byli a neváhali navrhnout optimální variantu řešení. Když jsme byli v úzkých, tým Revolgy nám okamžitě pomohl.”

Jaromír Kaláb, CIO