Jak za 3 měsíce nasadit nové IT nástroje splňující požadavky stovek zaměstnanců z 11 různých podnikových poboček s rozdílnými obory podnikání.
Tak přesně tuhle velkou výzvu (a ještě několik dalších) potřeboval vyřešit Michal Kurdiovský, CTO holdingové společnosti Ostra Group. Holding vznikl strategickým spojením 11 různých podniků s dlouhou tradicí na českém trhu. Fúze takového měřítka však vyžadovala více, než jen nasazení nových správných technologií. Bylo také nutné změnit celkový způsob komunikace, fungování businessu a “nakoupit” zaměstnance pro změnu.
O společnosti
Historie Ostra Group sahá až do roku 1949 do poválečného období města Ostravy. Zde nejprve vzniká národní podnik Československá státní automobilová doprava (ČSAD). Díky narůstající prosperitě průmyslového odvětví v regionu rostla také poptávka po přepravních službách. Začala tak vznikat celá síť společností z různých oborů s jedním hlavním cílem - postavit na nohy infrastrukturu země, která byla zdevastovaná po druhé světové válce.
Přeskočme ale zpět do současnosti. V roce 2019 už existovalo 11 různých společností, jejichž hlavní činnost byla úzce spjata s dopravou. Byly proto strategicky sloučeny do jednoho velkého multidisciplinárního holdingu Ostra Group. Ta se tak stává jedním z největších poskytovatelů služeb pro osobní a nákladní dopravu v České republice.
Co bylo potřeba udělat
Fúze podniků byla z obchodního hlediska výhodným krokem. Potíž však nastala, když mezi sebou jednotlivé pobočky měly komunikovat. Každá z nich totiž využívala jiné dorozumívací nástroje, což výrazně znesnadňovalo efektivní dorozumívání napříč holdingem.
„Největší výzvou pro naše IT oddělení byla skutečnost, že každá z 11 společností měla své vlastní IT systémy a procesy. Mnoho technologií a procesů bylo navíc zastaralých. Potřebovali jsme najít řešení, které by nám umožnilo sjednotit všechny systémy a přitom uspokojit potřeby napříč pobočkami.”
Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group
Bylo tedy potřeba sjednotit nástroje pro komunikaci a zároveň jednotně nastavit bezpečné sdílení souborů a dokumentů. Doteď totiž zaměstnanci často využívali neschválené softwary, rozličné aplikace pro posílání zpráv i pro videokonference. Vznikalo tak tzv. “shadow IT”, které běžně zvyšují riziko úniku citlivých informací.
„Vzhledem k tomu, že jsme kvůli pandemie museli pracovat z domova, a ke konci roku 2020 nám měla vypršet platnost licencí mailových serverů Kerio, bylo nutné rychle najít a nasadit nové řešení.”
Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group
Google, nebo ne? To byla hlavní otázka
Michal Kurdiovský a jeho tým proto představili představenstvu Ostra Group 2 návrhy: migraci na Google Workspace nebo Office 365.
"Výhody v Office 365 viděli zejména konzervativnější zaměstnanci, kteří se nechtěli učit s novými systémy. Byla zde totiž větší podobnost s nástroji, které jsme používali v minulosti. Licence však byla více než dvakrát dražší než Google Workspace.“
Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group
Vedení Ostra Group ale chtělo firmu posunout do 21. století a nasadit nástroje, které komunikaci ve výsledku zjednoduší, zlepší a pomohou jim efektivně dosahovat strategických cílů. Konzervativní přístup proto odmítli a zvolili Google Workspace.
Po finálním rozhodnutí přechodu na Google v říjnu 2020, se Ostra Group obrátila na Revolgy. Potřebovali oficiálního Google partnera, který jim s úkolem pomůže rychle a precizně, protože migraci potřebovali dokončit do konce prosince.
Řešení
Takto velký proces změny běžně doprovází nejrůznější obavy. Bylo proto nutné nejen všechno precizně technicky připravit, ale taky zapojit samotné zaměstnance a pro změnu je nadchnout. Toho jsme docílili pomocí “change management” metodiky, kterou jsme v Revolgy vyvinuli spolu s Googlem.
„Google Workspace není jen řada nástrojů. Je to ekosystém postavený na myšlence usnadnit lidem život. Je intuitivní a dokonale propojený, což z dlouhodobého hlediska umožňuje lidem pracovat chytřeji, místo aby více tvrději. K tomu však musí lidé nejprve změnit své myšlení.“
Kateřina Krajčová - Projektová manažerka, revolgy
Jeden za všechny, všichni za jednoho
Metodika zahrnuje především přímé zapojení zaměstnanců při hledání řešení, která by jim mohla pomoci efektivně plnit jejich každodenní úkoly. Lidé se totiž cítí lépe, pokud se při učení s novými nástroji mohou obrátit s otázkami na některého z kolegů, kterého dobře znají.
Proto vždy předtím než zahájíme technickou část projektu, vybereme dobrovolníky z každého oddělení, a uděláme z nich tzv. „Google Guides“. Ti se stávají prvními uživateli nového systému a projdou důkladným školením. Později tak pomohou pomoci dalším kolegům s adopcí nástrojů.
Před migrací také organizujeme několik schůzek s budoucími Google Guides, kde zjišťujeme, jak které oddělení každodenně funguje. Poté vymýšlíme, jak nejlépe nastavit postupy, abychom zachovali ty, co fungují, a zároveň zlepšili ty, co nefungují.
Rychlá zpětná vazba pro dosažení nejlepších výsledků
V počáteční fázi projektu jsme nové řešení představili pouze IT oddělení a vybraným Google Guides. Dostali naši veškerou podporu a také školení na míru.
Jakmile vše dostatečně poznali, požádali jsme je o zpětnou vazbu. To nám umožnilo rychle odhalit další specifické každodenní procesy, které bylo potřeba vylepšit. Také jsme se byli schopni velmi dobře připravit na budoucí dotazy.
Na základě zpětné vazby jsme připravili manuály, tipy a triky a také odpovědi na často kladené dotazy. To všechno jsme zveřejnili na speciálním webu pro Ostra Group. Zaměstnanci tak mají k dispozici na míru šité učební materiály ke Google Workspace, kdykoli je potřebují. Mohou se k nim vracet a učit se svým vlastním tempem.
Překonávání technologických překážek
V konečné fázi projektu (říkáme ji Global Go Live) přechází na nové řešení i zbytek společnosti. V tomto případě to byli lidé z 11 různých firemních poboček s požadavkem “přepnutí” na Google Workspace ve stejný čas a bez větších výpadků.
"Museli jsme se vypořádat s několika různými systémy a spoustou technologických překážek současně. Navíc jsme měli velmi omezený čas na dokončení projektu, protože platnost licencí Kerio mailových serverů měla vypršet ke konci roku.“
Daniel Čech - Deployment Specialist, revolgy
Navzdory omezenému času se našim technikům podařilo úspěšně migrovat skupinu Ostra Group na Google Workspace bez větších překážek a ke spokojenosti klienta.
Bonus: Zabezpečení mobilních zařízení
Abychom ještě více zabezpečili firemních dokumenty, implementovali jsme také Google Mobile Device Management. Jeho klíčové funkce umožňují správcům IT:
- Oddělit soukromý a pracovní profil na mobilních zařízeních zaměstnanců
- Vzdáleně odstranit firemní data z mobilního zařízení, které bylo ztraceno nebo odcizeno
- Šifrovat úložiště zařízení
- Vynutit zámek obrazovky na zařízení
Proč mít po boku partnera
U projektů takového rozsahu je důvěryhodný partner, který vám poskytne technickou odbornost a pomůže pozitivně přijmout změnu zaměstnanci, k nezaplacení.
"Bylo skvělé mít na naší straně někoho, kdo má tolik zkušeností. V Revolgy jste měli jasný plán, věděli jste kolik času přesně každá fáze potrvá a varovali jste nás před nástrahami a riziky. Díky tomu jsme se cítili opravdu dobře připraveni.“
Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group
Všechny členské společnosti skupiny Ostra Group mají nyní jednotné a spolehlivé řešení pro komunikaci a spolupráci. To významně zlepšilo způsob, jakým spolu podniky sdílejí informace a spolupracují na strategických projektech. IT systémy a přístupy jsou spravovány centrálně. Společnost tak má plnou kontrolu nad sdílením citlivých dat.
Měsíc po ukončení projektu většina zaměstnanců jasně vidí výhody nových nástrojů - a to navzdory počátečnímu odporu. Dokonce sami přicházejí s kreativními způsoby řešení svých každodenních problémů. A to je znamení, že byla práce odvedena dobře.
„U tohoto druhu projektů je totiž komunikace s koncovými uživateli obvykle opomíjena, protože IT oddělení je zaneprázdněno technickými záležitostmi a jednoduše nemá kapacitu zvládnout jeho lidskou stránku. Pro mě osobně přineslo přenechání řízení celé změny na Revolgy tu největší hodnotu pro naší společnost.“
Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group
