Integrované IT pro snadnější podnikání Ostra Group

Délka projektu: 3 měsíce
Odvětví/segment: Doprava
Použité technologie: Google Workspace + MDM
Typ služby: Implementace Google Workspace + správa změn
Lokace: Ostrava, Česká republika



Jak zajistíte, aby vaše nové komunikační a IT nástroje splňovaly potřeby stovek lidí, kteří pracují v 11 obchodních společnostech různých oborů? A navíc jen za tři měsíce?

To byly jen některé z výzev, před nimiž stál Michal Kurdiovský, CTO holdingu Ostra Group. Holding vznikl strategickým spojením 11 různých společností s velmi dlouhou tradicí na českém trhu. Fúze v tomto měřítku vyžadovala více než jen implementaci správné technologie. Bylo zapotřebí zásadního kulturního posunu ve způsobu, jakým lidé pracují, komunikují a jak celkově fungují jednotlivé společnosti.

O společnosti

Historie skupiny Ostra sahá až do roku 1949 do poválečného města Ostravy, kde byl založen národní podnik Československá státní automobilová doprava (ČSAD). Jak průmysl v regionu vzkvétal, potřeba přepravních služeb stále rostla. Vznikla tak celá síť společností z různých oborů se společným cílem - pomoci znovu vybudovat infrastrukturu země po druhé světové válce.

Pokud přeskočíme do roku 2019, existuje 11 společností s hlavní činností úzce spjatou s dopravou, které jsou strategicky sloučené do jednoho velkého multidisciplinárního holdingu. Ostra Group je tak jedním z největších poskytovatelů služeb pro osobní a nákladní dopravu v České republice.

Co bylo potřeba udělat

Fúze byla z obchodního hlediska chytrým krokem. Jak ale dosáhnout společných cílů, když každá společnost využívá ke komunikaci jiné nástroje? Chyběl zde hlavně efektivní způsob komunikace napříč celým holdingem.

„Hlavní výzvou pro naše IT oddělení byla skutečnost, že každá z 11 společností měla své vlastní IT systémy a procesy. Mnoho technologií a procesů bylo zastaralých. Potřebovali jsme najít řešení, které by nám umožnilo sjednotit všechny systémy a přitom všem uspokojit jejich vlastní potřeby.“

Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group

Společnosti potřebovali způsob, jak mezi sebou online komunikovat a bezpečně sdílet dokumenty a soubory. Každá z nich k tomu ale používala jiné nástroje. Zaměstnanci problémy řešili po svém a začali využívat neschválený software. Hlavně různé online messengery a videokonferenční nástroje, které ale vytvářely jen další problém “shadow IT” a zvyšovaly riziko úniku citlivých informací.

„Vzhledem k tomu, že nás pandemie nutila pracovat z domova a ke konci roku 2020 měla vypršet platnost našich současných licencí mailových serverů Kerio, bylo nutné rychle najít a implementovat nové řešení.“

Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group

Využít Google, nebo ne? To byla hlavní otázka

Michal Kurdiovský a jeho tým představili představenstvu 2 návrhy: Migraci na Google Workspace nebo Office 365.

"Jedinou výhodou Office 365 oproti Google Workspace byla větší podobnost s používanými nástroji a především více konzervativním zaměstnancům by odpadla nutnost učit se s novými nástroji. Licence však byla více než dvakrát dražší než Google Workspace.“

Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group

Ale konzervativní přístup ke změně komunikačních nástrojů nebylo to co by dávalo vedení Ostra Group smysl. Chtěli touto změnou posunout společnost do 21. století a zlepšit způsob jakým lidé spolupracují. Chtěli takové nástroje, které všem pomohou dosáhnout strategických cílů. K tomu byl lepší volbou Google Workspace, který je určen k moderní a efektivní komunikaci a spolupráci.

Po finálním rozhodnutí přechodu na Google Workspace v říjnu 2020, se Ostra Group obrátila na Revolgy. Důvěryhodného partnera Google, který jim s tímto úkolem pomůže. Nebyl čas nazbyt. Migraci bylo nutné dokončit do konce prosince, takže jsme si vyhrnuli rukávy a pustili se rovnou do práce.

Řešení

Většina lidí se velkých změn, jako byla tato, přirozeně obává. Bylo nutné celý proces změny provést jednak technicky dokonale, tak ale zapojit i samotné zaměstnance a nadchnout je pro tuto změnu, která podnítí změnu firemní kultury. To vše je v Revolgy součástí řízení projektů change managementu.

„Google Workspace není jen řada nástrojů. Je to ekosystém postavený na myšlence usnadnit lidem život. Je intuitivní a dokonale propojený, což z dlouhodobého hlediska umožňuje lidem pracovat chytřeji, místo aby více tvrději. K tomu však musí lidé nejprve změnit své myšlení. “

Kateřina Krajčová - Projektová manažerka, revolgy

Dostaňte každého na jednu palubu

Při řízení změn jako je přechod na nové nástroje se řídíme velmi efektivní metodikou, kterou jsme vyvinuli společně s odborníky z Google. Zahrnuje především zapojení zaměstnanců k hledání řešení, která by jim pomohla vyřešit jejich každodenní problémy nejlépe.

Věříme, že se lidé cítí lépe, pokud se při učení s novými nástroji mohou obrátit s otázkami na některého ze svých kolegů. Proto ještě předtím než zahájíme technickou část projektu, vybereme dobrovolníky z každého oddělení a uděláme z nich tzv. „Google Guides“. Ti se stávají prvními uživateli a projdou důkladným školením. Později jsou pak opěrnými body při učení se s nástroji pro své kolegy.

Před samotnou migrací organizujeme několik společných meetingů s budoucími Google Guides, kde zjišťujeme jak každé oddělení funguje při každodenní práci. Poté vymýšlíme, jak nejlépe nastavit procesy aby zachovali to dobré a zároveň vylepšili celkovou spolupráci mezi všemi společnostmi.

Včasné shromažďování zpětné vazby pro dosažení nejlepších výsledků

V počáteční fázi projektu jsme do nového řešení zmigrovali pouze základní IT a naše Google Guides. Při učení jsme je podporovali a připravovali školení přesně na míru potřebám. Jakmile se s novým řešením dostatečně sžili, posbírali jsme jejich zpětnou vazbu. To nám umožnilo odhalit další procesy, specifické pro jejich každodenní operace, které lze ještě vylepšit. A také jsme je byli schopni velmi dobře připravit na jakékoli dotazy, které mohou mít jejich kolegové po celkovém spuštění.

Na základě zpětné vazby jsme připravili manuály, tipy a triky a odpovědi na časté dotazy a zveřejnili je na speciálním webu. Lidé v Ostře tak nyní mají k dispozici učební materiály ke Google Workspace šité na míru, kdykoli je potřebují. Mohou se k nim vracet a učit se svým vlastním tempem.

Překonávání technologických překážek

Konečná fáze projektu, kdy všechny přepínáme na nové řešení nese název Global Go Live. Tento měl pro finální fázi laťku nastavenou poměrně vysoko. Naši kolegové Dan Čech a Damien Carbonnel jednali naráz s 11ti společnostmi. Hlavním požadavkem bylo přepnutí všech na Google Workspace ve stejný čas a to především bez větších výpadků.

"Museli jsme se vypořádat s několika různými systémy a spoustou technologických překážek současně. Navíc jsme měli velmi omezený čas na dokončení projektu, protože platnost licencí Kerio mailových serverů měla vypršet ke konci roku.“

Daniel Čech - Deployment Specialist, revolgy

I přes několik malých výmolů po cestě a navzdory omezenému času který měli, se našim technikům podařilo k velké spokojenosti našich klientů úspěšně migrovat skupinu Ostra Group na Google Workspace.

Ještě větší zabezpečení se správou mobilních zařízení

Abychom ještě vylepšili zabezpečení firemních dokumentů, implementovali jsme také Google Mobile Device Management. Některé z jeho klíčových funkcí umožňují správcům IT:

  • Oddělit soukromý a pracovní profil na mobilních zařízeních zaměstnanců
  • Vzdáleně odstranit firemní data z mobilního zařízení, které bylo ztraceno nebo odcizeno
  • Šifrovat úložiště zařízení
  • Vynutit zámek obrazovky na zařízení

Význam důvěryhodného partnera

U projektů takového rozsahu je důvěryhodný partner, který vám poskytuje technickou odbornost a pomoc s lidským aspektem projektu, k nezaplacení.

"Bylo skvělé mít na naší straně někoho, kdo má tolik zkušeností. Vy [Revolgy] jste měli jasný plán, věděli jste přesně kolik času každá fáze potrvá a varovali jste nás před nástrahami a riziky. Díky tomu jsme se cítili opravdu dobře připraveni.“

Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group

Všechny členské společnosti skupiny Ostra Group nyní mají jednotné a spolehlivé řešení pro komunikaci a spolupráci, což významně zlepšuje způsob jakým podniky sdílejí informace a spolupracují na strategických projektech. IT systémy a přístupy jsou spravovány centrálně, takže společnost má plnou kontrolu nad sdílením citlivých dat.

„U tohoto druhu projektů je komunikace s koncovými uživateli obvykle opomíjena, protože IT oddělení je zaneprázdněno technickými záležitostmi a jednoduše nemá kapacitu zvládnout jeho lidskou stránku. Pro mě osobně přineslo přenechání řízení celé změny na Revolgy tu největší hodnotu pro naší společnost. “

Michal Kurdiovský - CTO, Ostra Group

Měsíc po ukončení projektu, navzdory počátečnímu odporu, většina zaměstnanců jasně vidí výhody nových nástrojů a přichází s kreativními způsoby řešení svých každodenních problémů samostatně. Pro nás je to nejlepší znamení, že naše práce byla odvedena dobře.