Díky migračním službám od společnosti Revolgy přešla společnost Scio na dynamické prostředí Google Workspace (GWS) a sjednotila své komunikační kanály napříč celou organizací, včetně všech svých produktů a funkcí, jako jsou Google Drive, Gmail a další nástroje pro spolupráci.
Zásadní roli při přechodu na nový systém sehráli časní uživatelé
Úspěch projektu se odvíjel od zapojení časných uživatelů neboli tzv. early adopters. Tito předem vybraní zaměstnanci společnosti Scio poskytli projektu neformální podporu a vedli kolegy k úspěšnému přechodu a přijetí Google Workspace.
Časní uživatelé, kteří mají rádi technologie a inovace, jsou otevřeni změnám a ochotni pomáhat druhým při zavádění nových pracovních procesů. Během projektu pro ně bylo zorganizováno celodenní školení o Google Workspace a byla jim poskytnuta nepřetržitá podpora v komunikaci a vzdělávání.
„Díky early adopters jsme byli lépe připraveni a mohli jsme pomoci našim kolegům. Přechodné období může být pro tyto první uživatele náročnější, ale díky Revolgy a transparentní komunikaci jsme dokázali snížit hladinu stresu během implementace.“
Tomáš Habermann — Team Leader, Scio
Přechod na Google Workspace je významnou změnou — zahrnuje úpravu procesů, prostředí, způsobů práce, chování a dalších věcí — časní uživatelé tak sehráli zásadní roli v přípravě zaměstnanců na přechod a zvyšování povědomí o projektu a produktu.
Kromě podpory ze strany early adopters dostali zaměstnanci k dispozici školicí portál, návody, speciální případy použití přizpůsobené jejich specifickým potřebám a školení, aby se s prostředím Google Workspace co nejlépe sžili.
Práce a komunikace se díky GWS a Revolgy zefektivnila
Hlavním cílem migrace na Google Workspace bylo zefektivnit a zjednodušit práci a komunikaci pro celou organizaci. Společnost Scio je rozdělena na vzdělávací a obchodní část, a protože vzdělávací část již dříve přešla na cloudové řešení, bylo jen otázkou času, kdy ji bude následovat i ta obchodní.
„V dnešní době je téměř každá společnost nucena hledat efektivnější způsoby práce s modernějším a rychlejším přístupem k datům a lepší propojitelností lidí. Díky migraci na Google Workspace šetříme čas při sdílení dat a dokumentů.“
Tomáš Habermann — Team Leader, Scio
Před migrací na Google Workspace byla architektura společnosti Scio postavena na relativně statickém prostředí Microsoft Office a Access — nebyla tedy založena na cloudovém řešení a spolupráci, jako je tomu u GWS, ale vycházela ze starších technologií.
Prostředí Google Workspace je dynamické a flexibilní. Je propojeno s kalendářem, chatem, komentáři a poznámkami a integruje se s Diskem Google, takže tým vše okamžitě vidí, sdílí a spolupracuje v reálném čase a z jakéhokoli zařízení. Stačí se do prostředí přihlásit pod svým účtem.
Postupný přechod na nové prostředí
V rámci standardního postupu implementace přešlo na GWS nejprve IT oddělení společnosti Scio, aby si mohlo prostředí otestovat a seznámit se s ním. Tým byl s prostředím již obeznámen díky dřívějšímu přechodu na GWS vzdělávací částí Scio, a někteří pracovníci dokonce zpočátku používali jak vzdělávací, tak obchodní účty Scio.
Revolgy pomáhalo s návrhem a strukturou projektu, vedením lidí a technickým nastavením Google Workspace. Také nastavilo vše pro předmigraci, která probíhala na pozadí bez zásahu do každodenního chodu firmy. Během předmigrační a následné migrační fáze běžely souběžně oba systémy, Google Workspace i Microsoft, aby mohlo dojít k postupnému přechodu na nový systém.
„Chtěli jsme, aby byl přechod pro všechny zúčastněné co nejhladší. V předchozích projektech jsme částečně spoléhali na podporu a pomoc časných uživatelů a tento koncept se opravdu osvědčil. Bylo přirozenou volbou začlenit tento koncept i do projektu Scio.“
Jakub Jan Kučera — Google Workspace Team Lead, Revolgy
Zaměstnanci prošli před migrací i po ní školením, které zajistilo, že všichni budou moci využívat prostředí Google Workspace efektivně od prvního dne. Kromě toho byla k dispozici podpora early adopters všem, kteří se potýkali s problémy nebo měli doplňující otázky. Společnost Revolgy také zorganizovala školení pro IT tým v oblasti správy, včetně zabezpečení a přidávání a odebírání účtů.
Implementace Google Workspace s podporou early adopters umožnila společnosti Scio přejít na efektivnější způsob práce a komunikace. Díky průběžné podpoře a poradenství od Revolgy byl přechod na Google Workspace bezproblémový a společnost Scio je nyní dobře vybavena pro efektivní spolupráci.
Plánujete přechod na cloudovou infrastrukturu? Ozvěte se nám pro bezplatnou konzultaci a my vám pomůžeme najít nejlepší řešení pro vaši firmu.
