Díky migračním službám od společnosti Revolgy přešla společnost Scio na dynamické prostředí Google Workspace (GWS) a sjednotila své komunikační kanály napříč celou organizací, včetně všech svých produktů a funkcí, jako jsou Google Drive, Gmail a další nástroje pro spolupráci.
Úspěch projektu se odvíjel od zapojení časných uživatelů neboli tzv. early adopters. Tito předem vybraní zaměstnanci společnosti Scio poskytli projektu neformální podporu a vedli kolegy k úspěšnému přechodu a přijetí Google Workspace.
Časní uživatelé, kteří mají rádi technologie a inovace, jsou otevřeni změnám a ochotni pomáhat druhým při zavádění nových pracovních procesů. Během projektu pro ně bylo zorganizováno celodenní školení o Google Workspace a byla jim poskytnuta nepřetržitá podpora v komunikaci a vzdělávání.
„Díky early adopters jsme byli lépe připraveni a mohli jsme pomoci našim kolegům. Přechodné období může být pro tyto první uživatele náročnější, ale díky Revolgy a transparentní komunikaci jsme dokázali snížit hladinu stresu během implementace.“
Tomáš Habermann — Team Leader, Scio
Přechod na Google Workspace je významnou změnou — zahrnuje úpravu procesů, prostředí, způsobů práce, chování a dalších věcí — časní uživatelé tak sehráli zásadní roli v přípravě zaměstnanců na přechod a zvyšování povědomí o projektu a produktu.
Kromě podpory ze strany early adopters dostali zaměstnanci k dispozici školicí portál, návody, speciální případy použití přizpůsobené jejich specifickým potřebám a školení, aby se s prostředím Google Workspace co nejlépe sžili.
Hlavním cílem migrace na Google Workspace bylo zefektivnit a zjednodušit práci a komunikaci pro celou organizaci. Společnost Scio je rozdělena na vzdělávací a obchodní část, a protože vzdělávací část již dříve přešla na cloudové řešení, bylo jen otázkou času, kdy ji bude následovat i ta obchodní.
„V dnešní době je téměř každá společnost nucena hledat efektivnější způsoby práce s modernějším a rychlejším přístupem k datům a lepší propojitelností lidí. Díky migraci na Google Workspace šetříme čas při sdílení dat a dokumentů.“
Tomáš Habermann — Team Leader, Scio
Před migrací na Google Workspace byla architektura společnosti Scio postavena na relativně statickém prostředí Microsoft Office a Access — nebyla tedy založena na cloudovém řešení a spolupráci, jako je tomu u GWS, ale vycházela ze starších technologií.
Prostředí Google Workspace je dynamické a flexibilní. Je propojeno s kalendářem, chatem, komentáři a poznámkami a integruje se s Diskem Google, takže tým vše okamžitě vidí, sdílí a spolupracuje v reálném čase a z jakéhokoli zařízení. Stačí se do prostředí přihlásit pod svým účtem.
V rámci standardního postupu implementace přešlo na GWS nejprve IT oddělení společnosti Scio, aby si mohlo prostředí otestovat a seznámit se s ním. Tým byl s prostředím již obeznámen díky dřívějšímu přechodu na GWS vzdělávací částí Scio, a někteří pracovníci dokonce zpočátku používali jak vzdělávací, tak obchodní účty Scio.
Revolgy pomáhalo s návrhem a strukturou projektu, vedením lidí a technickým nastavením Google Workspace. Také nastavilo vše pro předmigraci, která probíhala na pozadí bez zásahu do každodenního chodu firmy. Během předmigrační a následné migrační fáze běžely souběžně oba systémy, Google Workspace i Microsoft, aby mohlo dojít k postupnému přechodu na nový systém.
„Chtěli jsme, aby byl přechod pro všechny zúčastněné co nejhladší. V předchozích projektech jsme částečně spoléhali na podporu a pomoc časných uživatelů a tento koncept se opravdu osvědčil. Bylo přirozenou volbou začlenit tento koncept i do projektu Scio.“
Jakub Jan Kučera — Google Workspace Team Lead, Revolgy
Zaměstnanci prošli před migrací i po ní školením, které zajistilo, že všichni budou moci využívat prostředí Google Workspace efektivně od prvního dne. Kromě toho byla k dispozici podpora early adopters všem, kteří se potýkali s problémy nebo měli doplňující otázky. Společnost Revolgy také zorganizovala školení pro IT tým v oblasti správy, včetně zabezpečení a přidávání a odebírání účtů.
Implementace Google Workspace s podporou early adopters umožnila společnosti Scio přejít na efektivnější způsob práce a komunikace. Díky průběžné podpoře a poradenství od Revolgy byl přechod na Google Workspace bezproblémový a společnost Scio je nyní dobře vybavena pro efektivní spolupráci.
Plánujete přechod na cloudovou infrastrukturu? Ozvěte se nám pro bezplatnou konzultaci a my vám pomůžeme najít nejlepší řešení pro vaši firmu.